Copilot im Unternehmen: Die entscheidenden Rollen für ein erfolgreiches Implementierungsprojekt

In der zweiten Folge unserer Miniserie zu Microsoft Copilot widmen wir uns einer entscheidenden Frage: Welche Stakeholder und Rollen braucht es, um ein Copilot-Projekt erfolgreich im Unternehmenskontext zu implementieren? Ausgehend von unseren praktischen Erfahrungen beleuchten wir, wer an solchen Projekten beteiligt sein sollte und warum ein rein technischer Ansatz zu kurz greift.

Was wurde besprochen?

• Trennung von Bewertungs- und Implementierungsphase:
  • Zunächst sollte die grundlegende Frage „Wollen wir Copilot überhaupt?“ beantwortet werden
  • Erst danach folgt die konkrete Planung zur Implementierung („Wie rollen wir Copilot aus?“)
  • Die Vermischung beider Fragestellungen führt zu Komplikationen im Projektverlauf
• Bedarfsanalyse ohne großen Lizenzaufwand:
  • Der in E3/E5-Lizenzen enthaltene Copilot reicht für erste Evaluierungen aus
  • Shadowing von Mitarbeitern und Identifikation von Use Cases helfen bei der Entscheidungsfindung
  • Erst nach positiver Bewertung lohnt sich die Investition in vollwertige Copilot-Lizenzen
• Schlüsselrollen für erfolgreiche Implementierung:
  • Executive Sponsor: Idealerweise C-Level-Führungskraft, die das Projekt aktiv unterstützt
  • IT-Verantwortliche: Technische Voraussetzungen, Berechtigungen, Governance
  • Fachbereichsvertreter: Identifikation relevanter Anwendungsfälle
  • Champions/Key User: Interne Multiplikatoren mit Begeisterung für das Tool
  • Change Manager: Begleitung des organisatorischen Wandels
  • M365 Service Owner (IT-seitig) und Business Owner (Fachseite)
• Bereichsübergreifende Zusammenarbeit:
  • Copilot ist kein reines IT-Projekt – Einbindung aller relevanten Stakeholder nötig
  • Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte müssen frühzeitig eingebunden werden
  • Horizontale Integration erfordert klare Verantwortlichkeiten

Schlüsselelemente aus dem Podcast

1. „Führen durch Vorbild“: Die aktive und sichtbare Nutzung durch Führungskräfte legitimiert den Zeitaufwand für alle Mitarbeiter und schafft Vertrauen in die neue Technologie.
2. Nachhaltige Adoption statt „Fauchanzünder-Effekt“: Ein durchdachtes Implementierungskonzept verhindert, dass die anfängliche Begeisterung schnell verpufft und die Technologie ungenutzt bleibt.
3. Cloud-Mündigkeit als Vorteil: Unternehmen, die bereits eine strukturierte Teams-Einführung durchlaufen haben, verfügen über Mitarbeiter mit größerer Offenheit für Cloud-Tools wie Copilot.
4. Release-Management für kontinuierliche Veränderungen: Die hohe Entwicklungsgeschwindigkeit der Plattform erfordert ein proaktives Management der ständigen Updates und neuen Funktionen.
5. Das „Wozu“ als Fundament: Ein klares Verständnis der Zielsetzung ist unverzichtbar für erfolgreiche Kommunikation und Implementierung – ohne das „Wozu“ fehlt die Grundlage für den Wandel.

In der nächsten Folge werden wir uns dem Thema Return on Investment widmen und aufzeigen, wie sich der Einsatz von Copilot wirtschaftlich rechtfertigen lässt. Bleiben Sie gespannt auf weitere praktische Einblicke in unserer Mini-Serie rund um Microsoft Copilot im Unternehmenskontext.